Können Sie E-Mails schreiben?

von Gunnar Sohn6.05.2015Medien, Wissenschaft

Digitale Tools gehören in der Berufswelt längst zum Alltag. Branchen-Experten auf der re:publica in Berlin erklären unserem Kolumnisten, was die meisten von uns falsch machen.

Totgesagte leben länger. Seit der E-Mail-Geburtsstunde hat sich die Art und Weise, wie wir mit Nachrichten umgehen, nicht wesentlich geändert. Nur die Flut der E-Mails steigt rasant an. Im Berufsleben erhält man durchschnittlich 122 elektronische Mitteilungen. Parallel dazu werden immer neue Kommunikationsplattformen eröffnet – soziale Netzwerke, Kurznachrichten, Instand Messaging und mehr. Die Zahl der Botschaften, die ständigen Unterbrechungen und die unterschiedlichen Präferenzen für Kommunikation sind generationsübergreifend eine große Herausforderung. Die E-Mail wird immer noch für Zwecke genutzt, für die sie nicht konzipiert wurde. Stefan Pfeiffer von IBM im Interview mit The European auf der re:publica in Berlin moniert:

„Nehmen wir das simple Beispiel Datei-Anhänge. Da werden Anhänge mit 20 oder 30 Mbit an 50 Kollegen geschickt, obwohl es schon lange Alternativen wie die Dropbox gibt. Das ist lächerlich.”

Kollaborationswerkzeuge statt elektronische Post

„Es sollte eigentlich eine Selbstverständlichkeit sein, solche Dokumente mit Kollaborationswerkzeugen im Netz zu teilen. Das liegt an Gewohnheiten, die man seit Jahrzehnten praktiziert. Es werden sogar Projekte über E-Mails abgewickelt. Auch hier haben sich sinnvollere Tools etabliert”, weiß der Social Media-Experte Pfeiffer. Man dürfe dabei nicht unterschätzen, dass sich sehr viele Mitarbeiter in den Unternehmen nicht sehr stark in sozialen Netzwerken bewegen und ihre Arbeit digital organisieren – etwa durch den Einsatz von Online-Meeting-Anwendungen.

Beharrungskräfte in Organisationen

Die Anbieter von entsprechenden Systemen unterschätzen das Beharrungsvermögen und die nicht vorhandenen digitalen Erfahrungen in Organisationen. Ein weiteres Hemmnis kommt von den IT-Abteilungen, die sich gegen den Einsatz von Diensten sperren, die über das Internet abgerufen werden.

Da werden Besitzstände verteidigt. Dazu zählen die eigenen Rechenzentren und Server. Die Verantwortung liegt aber auch bei den Software-Firmen, die bei der Benutzerfreundlichkeit ihre Hausaufgaben nicht gemacht haben, so der IBM-Manager. Es mussten erst smarte Eco-Syteme wie das iPhone oder Lösungen wie die Dropbox auf den Markt kommen, bis sich auch die liebwertesten Gichtlinge der Software-Industrie in Richtung Anwenderfreundlichkeit bewegte. Dennoch gibt es eine Menge zu überdenken, um nicht mehr ein Dasein als digitaler Aktenknecht zu fristen.

Namen für 10.000 Schafe

Ein Schreibtisch ist passiv, der Computer ist aktiv – er kann Dokumente selber beschriften, suchen und ordnen. Die Idee, dass wir jedem Dokument einen Namen geben sollen, ist schlicht lachhaft. Wenn Sie drei Hunde haben, ist das sinnvoll. Besitzen Sie aber 10.000 Schafe, ist es Irrsinn, bemängelt der IT-Kenner David Gelernter. Informationen sollten zeitlich strukturiert werden und nicht mehr räumlich in Ordnern. So korrespondiert die Anordnung der Information mit den Ereignissen des Lebens. Unser erstes Dokument ist die elektronische Geburtsurkunde, und jedes Dokument, das hinzukommt, wird chronologisch bis zur Gegenwart eingeordnet. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um E-Mails, Fotos, MP3s oder den Entwurf eines Buchkapitels handelt, erläutert Gelernter. Dateien müsse man dann nicht mehr mit Namen bezeichnen, da sie sich selbstständig nach Inhalten, Stichworten, Ort und Zeit vernetzen. Ordner werden überflüssig.

Digitale Werkzeuge und alter Geist

Nur der Einsatz von digitalen Werkzeugen bringt keine Änderung: „Viele der heutigen digitalen Systeme und Köpfe sind aus dem alten Geist sowie den alten Strukturen geboren. Die kann man morgen in die digitale Tonne treten”, kritisiert Netzökonomie-Campus-Kollege Winfried Felser.

Um vom E-Mail-Sortier-Management wegzukommen, muss also mehr passieren. Einen Ansatzpunkt sieht Stefan Pfeiffer beim Watson-System seines Unternehmens. Cognitive Computing kann man lernende elektronische Assistenten etablieren, die das Verhalten des Nutzers antizipieren und Dinge automatisch organisieren. Wichtig ist es vor allem, mir Informationen dann zur Verfügung zu stellen, wenn ich sie benötige. Nicht vorher, nicht nachher. „Wenn wir hier ein Interview führen, warum soll Watson nicht in der Lage sein, die letzten fünf E-Mails oder Nachrichten, die wir ausgetauscht haben und Deine wichtigsten Artikel zu unserem Thema einzublenden. Das ist kein Hexenwerk”, resümiert Pfeiffer.

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